IT-платформа управления проектом: Кейс с Tele2

Tele2 — крупнейший рекламодатель России, входит в топ-15 согласно рейтингу AdIndex и Sostav.

Агентство DeltaClick с начала 2022 года работает с двумя макрорегионами присутствия Tele2: УРАЛ и СИБИРЬ. Каждый из них структурно делится на регионы со своим ЛПР — на стороне клиента 16 ЛПР. Более того, итоговые планы нужно согласовывать со штаб-квартирой в Москве.

У клиента насыщенный календарный план активностей: ежемесячно запускается в среднем по 5 новых проектов (акции, партнерства), которые становятся объектом рекламных кампаний.

Уже в первый месяц мы поняли, что управление таким проектом требует серьезной оптимизации процессов агентства, чтобы обеспечить своевременный и качественный результат кампаний.

Решение

Первым делом мы сформировали внутренний регламент взаимодействия с клиентом, чтобы быстро и безошибочно обрабатывать большой поток новых задач от разных ЛПР. В этот регламент вошли, например, стандартизированные для клиента шаблоны медиаплана, правок и отчета.

Настроили маршрутизацию задач: после получения задачи Project-manager заводит ее в нашу технологическую платформу Кликач. Следом платформа автоматически ставит задачу в Bitrix24, заносит ее в бэклог скрам-панели клиента, назначает ответственных, добавляет описание и чек-лист в соответствии с типом задачи.

Дальше ответственный специалист переносит свою задачу из бэклога в спринт и начинает работу по чек-листу.

Чтобы из множества задач видеть общую картину по рекламной кампании, мы используем BI-отчетность. Такой отчет позволяет агрегировать все виды данных по рекламной кампании в одном окне и наглядно показывает все узкие горлышки в режиме реального времени.

Для оптимизации работы команды объединили роль координатора и influence-менеджера, поскольку по содержанию в группе клиента у них были похожие обязанности. Так получилось сократить время на работу с поставщиками с учетом того же объема размещений.

В результате

Нам удалось снизить количество ошибок до 0, увеличить скорость запусков в 2 раза и снизить операционные издержки в 1.5 раза без потери качества.